Effektive Besprechungen statt Chaos: So bleibt die Kultur stark
Das Jahr 2025 habe ich mit den Gewohnheiten begonnen. Im Januar ging es um nachhaltige persönliche Routinen, im Februar um Business-Gewohnheiten. Jetzt steht eine Schlüsselgewohnheit für Organisationen im Fokus: effektive Besprechungen.
Wie steht es um unsere Meetings?
Ob Besprechungen, Jour Fixes, Stand-ups oder Projektsitzungen – wie gestalten wir die Kommunikation in diesen Formaten?
Ich stelle mal die These in den Raum: Wenn Besprechungen verwildern, leidet die Kultur!
Besprechungswesen – ein lebendiges Ökosystem
Der Begriff „Besprechungswesen“ gefällt mir, weil er das Lebendige und Organische von Meetings betont. „Wesen“ verleiht Besprechungen Tiefe: Sie sind mehr als Regeln – sie haben Dynamik, Charakter, Eigenleben.
Ein Garten ist ein treffendes Bild. Rechts der gepflegte Garten, links das Chaos. Meetings ähneln einem Organismus – sie gedeihen oder verkümmern, je nach Pflege.
Jedes Unternehmen hat ein eigenes Besprechungs-Ökosystem, historisch gewachsen und manchmal auch verwachsen.
Bleiben wir bei der Gartenmetapher:
Harmonische Gärten:
Jede Pflanze ihren Platz hat, ein Bewässerungssystem sorgt für Wachstum
Verwilderte Dschungel:
Chaos regiert, das Recht des Stärkeren dominiert.
Trockene Wüsten:
Kaum Austausch, kaum Leben.
Egal, welches Besprechungswesen bei dir dominiert – es prägt deinen Arbeitsalltag.
Das Besprechungswesen bildet den Rahmen:
- Wer lädt ein?
- Welche Formate gibt es?
- Wie laufen Meetings ab?
- Was geschieht mit den Ergebnissen?
Besprechungskultur – die gelebte Kommunikation
Die Besprechungskultur unterscheidet sich vom Besprechungswesen. Sie zeigt, wie Meetings tatsächlich ablaufen:
- Kommen alle pünktlich?
- Hören die Beteiligten einander wirklich zu?
- Sind Meetings sinnvoll oder Zeitverschwendung?
- Ist die Atmosphäre konstruktiv oder lähmend?
- Dominieren Hierarchien den Dialog?
Anzeichen von Wildwuchs und schlechter Kultur
Was kommt zuerst – schlechte Strukturen oder ein gestörtes Miteinander?
Meist verstärken sich beide Probleme gegenseitig.
Oft prägen dominante Führungskräfte die Meetingkultur, die auch nach ihrem Weggang weiterlebt – weil sie zur Gewohnheit wurde.
Auch Wachstum kann das System kippen: Meetings wuchern, Informationen wachsen allen über den Kopf, wichtige Kanäle versiegen.
Typische Symptome:
❌ Meetings wuchern:
Immer neue Formate mit hippen Namen wie Check-in, Stand-up, Dailys, Weeklys oder Steering Committees.
❌ Zu viele Teilnehmende:
Ein Zeichen, dass die Informationsweitergabe nicht funktioniert.
❌ Volle Kalender:
Terminfindung wird zur Herausforderung.
❌ Ineffektive Besprechungen:
Viel Gerede, wenig Ergebnisse. Ziele bleiben unklar.
❌ Routinen ohne Sinn:
Meetings finden immer statt, weil sie „immer“ so gemacht wurden.
❌ Hierarchische Strukturen:
Eine Person dominiert, andere schalten ab.
Das geht besser – Erfolgswege
Vielleicht denkst du: „Ich sitze doch nur zwischen den Stühlen. Die da oben sind verantwortlich.“
Falsch! Du kannst Einfluss nehmen. Kläre mit deiner Chefin, was du in eurem Jour Fixe brauchst – Themen, Frequenz, Dokumentation.
Für dein Team bist du der Gärtner des Meeting-Ökosystems. Pflege es:
✅ Klares Meeting-Design:
• Wann ist ein Meeting nötig – und wann nicht?
• Online oder offline?
• Wie viel Zeit braucht es?
• Wer muss dabei sein?
✅ Sinnvolle Routinen:
• Regelmäßige Meetings mit Zweck, keine Treffen aus Gewohnheit.
• Keine hierarchischen „Drop-outs“ („Meine Zeit ist wichtiger als deine“).
✅ Gute Führung:
• Meetings brauchen Moderation, klare Ziele und Ergebnisse.
• Kein Meeting ohne Agenda. Rollen wie Moderation und Protokollführung rotieren.
✅ Verantwortung teilen:
• Nicht alles muss die Chefin steuern. Gib deinem Team Verantwortung.
• Sind deine Mitarbeitenden in der Lage, Besprechungen zu moderieren?
✅ Feedback-Kultur leben:
• Offene, respektvolle Kommunikation.
• Feedbackschleifen einführen (Blitzlichter, Manöverkritik).
Setze Akzente in deinem Team. Du wirst sehen, wie die Produktivität steigt. Und ja, du wirst auch endlose Meetings ertragen müssen, die außerhalb deiner Kontrolle liegen. Aber vielleicht traust du dich irgendwann, auch dort Feedback zu geben.
Lesetipp
Patrick Lencionis Buch Death by Meeting zeigt wie Meetings produktiver und weniger frustrierend werden. Lencioni setzt sich kritisch mit der Meeting-Kultur in Unternehmen auseinander und zeigt Wege auf, Besprechungen effektiv und weniger frustrierend zu gestalten.
Von der zähen Team Besprechung zum effektiven Stand-up
Nach über 30 Berufsjahren kenne ich sie gut: zähe Meetings, schlechten Kaffee, gedankliches Abschweifen, heimliches Handydaddeln.
In meinen Teams Entwicklung und Produktmanagement gab es immer Interessenskonflikte. Die Entwickler gründlich arbeiten, die PMs drängten auf schnelle Ergebnisse.
Unsere wöchentliche Teambesprechung mit elf Personen war zu groß. Historisch gewachsen, aber ineffektiv: Fachliche Exkurse langweilten die jeweils andere Hälfte.
Für mich war es praktisch, alles zu überblicken – für beide Teams war es quälend.
Das Protokoll, eine Excel-Liste mit To-dos, war zäh. Nach dem Abarbeiten blieb kaum Zeit für Austausch. Zu viele Themen für eine Besprechung.
Dann kam der Lockdown. Anfangs lief alles online weiter, doch schnell merkten wir: Das Format funktioniert nicht mehr. Wir teilten die Besprechung auf – eine für die Entwicklung, eine für das Produktmanagement.
Der Preis: Nicht mehr alle wussten über alles Bescheid.
Der Gewinn: Fokus auf das Wesentliche.
Die große Besprechung dauerte nun nur noch eine Stunde. Jeden Mittwoch, ohne Ausrede – online oder offline.
Diese Routine wurde uns heilig. Nach der Rückkehr ins Büro hielten wir sie hybrid bei und nannten sie „Stand-up“. Wir trafen uns stehend, tauschten uns über Top-Projekte aus. Jeder hatte fünf Minuten. Weiterer Abstimmungsbedarf wurde in kleineren Runden geklärt.
Unser Projektaustausch wanderte auf ein analoges Kanban-Board – schnell, flexibel, sichtbar.
Dieser Mittwoch-Stand-up wurde zu meiner Lieblingsbesprechung.
Fazit – was effektive Besprechungen ausmacht
Meetings sind kein notwendiges Übel, sondern eine Chance. Wer das Besprechungswesen pflegt, schafft ein produktives Arbeitsklima. Meetings sind der Herzschlag einer Organisation.
Die Frage ist nicht: „Brauchen wir Meetings? “ Sondern: „Wie gestalten wir sie so, dass sie etwas bewegen? “
Wie sieht dein Besprechungswesen aus? Gepflegter Garten oder wuchernder Dschungel?
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🌳 Ich bin Dagmar, Business-Mentorin und Resilienztrainerin für junge Führungskräfte.
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