Effektive Besprechungen : Wie du Chaos vermeidest und Kultur stärkst
Das Jahr 2025 habe ich mit den Gewohnheiten begonnen. Im Januar ging es um nachhaltige persönliche Routinen, im Februar um Business-Gewohnheiten. Jetzt im März habe ich mich intensiv mit dem Thema effektive Besprechungen beschäftigt:
Was macht sie aus?
Welche Routinen helfen – und wann wird’s einfach nur kollektive Zeitverschwendung?
Und ich stelle mal eine These in den Raum:
Wenn Besprechungen verwildern, leidet die Kultur.
Meetings sind wie Gärten – sie brauchen Pflege
Ich mag das Wort „Besprechungswesen“. Es klingt lebendig, organisch.
Meetings haben ein Eigenleben – und wie ein Garten entwickeln sie sich mit guter Pflege oder sie geraten völlig außer Kontrolle.
Doch was macht den Unterschied zwischen einem blühenden Meeting-Garten und einem verwilderten Durcheinander?
Jedes Unternehmen hat ein eigenes Besprechungs-Ökosystem.
Manche blühen. Andere verwuchern. Und dann gibt es noch die Wüsten – Orte, an denen kaum Austausch stattfindet.
Die Frage an das Besprechungssystem ist:
• Wer lädt ein?
• Welche Formate gibt es?
• Wie läuft der Austausch ab?
• Was passiert mit den Ergebnissen?
Das alles ist Struktur. Doch entscheidend ist, wie diese Meetings gelebt werden – das macht den Unterschied zwischen Zeitfresser und effektiver Besprechung.
Besprechungskultur zeigt sich im Kleinen
Kommen alle pünktlich?
• Wird zugehört?
• Gibt’s klare Ziele – oder schwimmt alles?
• Sprechen viele – oder immer dieselben?
Wenn Struktur und Verhalten auseinanderdriften, entsteht Wildwuchs.
Was mal nützlich war, wird zum Ritual. Und manchmal leben Meeting-Gewohnheiten länger als die Führungskraft, die sie eingeführt hat.
Typische Symptome: Wenn Meetings krank machen
Was kommt zuerst – schlechte Strukturen oder ein gestörtes Miteinander?
Meist verstärken sich beide Probleme gegenseitig.
Auch Wachstum kann das System kippen: Meetings wuchern, Informationen wachsen allen über den Kopf, wichtige Kanäle versiegen.
Typische Symptome:
❌ Meeting Inflation
Immer neue Formate mit hippen Namen wie Check-in, Stand-up, Dailys, Weeklys oder Steering Committees.
❌ Zu viele Leute:
Ein Zeichen, dass die Informationsweitergabe nicht funktioniert.
❌ Volle Kalender:
Terminfindung wird zur Herausforderung.
❌ Ineffektive Besprechungen:
Viel Gerede, wenig Ergebnisse. Ziele bleiben unklar.
❌ Routinen ohne Sinn:
Meetings finden immer statt, weil sie „immer“ so gemacht wurden.
❌ Hierarchische Strukturen:
Eine Person dominiert, andere schalten ab.
Zahlen, die zu denken geben
- 71% empfinden Meetings als unproduktiv
- 39% haben schon mal im Meeting geschlafen
- 96% haben Meetings verpasst oder igniriert
- 91% sind Tagträumen nachgehangen
- 73% machen währenddessen etwas anderes
- 9 Stunden pro Woche; Durchschnittlciher Meeting-Zeitverlust
Quelle:Booqed
Was du tun kannst – auch ohne Chef-Stempel
Vielleicht denkst du: „Ich sitze nur zwischen den Stühlen. Die da oben sind verantwortlich.“
Falsch! Du kannst Einfluss nehmen. Und du kannst dein Umfeld verändern.
Das gelingt mit:
✅ Klarheit statt Meetingroutine:
• Muss es wirklich eine Besprechung sein?
• Online, offline oder hybrid?
• Wer muss wirklich dabei sein?
✅ Klare Struktur – das Rückgrat effektiver Besprechungen:
• Dauer, Ziel, Moderation, Nachbereitung
• Agenda vorab. Rollen rotieren
✅ Verantwortung im Team teilen
• Meetings sind keine One-Woman-Show
• Trau deinem Taem Verantwortung zu
✅ Feedback als festes Meetingelement
• Blitzlicht am Ende.
• Kurzes Reflexionen schaffen Wachstum
Setze Akzente in deinem Team. Du wirst sehen, wie die Produktivität steigt. Und ja, du wirst auch endlose Meetings ertragen müssen, die außerhalb deiner Kontrolle liegen. Aber vielleicht traust du dich irgendwann, auch dort Feedback zu geben.
Lesetipp
Patrick Lencionis Buch Death by Meeting zeigt wie Meetings produktiver und weniger frustrierend werden. Lencioni setzt sich kritisch mit der Meeting-Kultur in Unternehmen auseinander und zeigt Wege auf, Besprechungen effektiv und weniger frustrierend zu gestalten.
Meine eigene Reise: Vom Kombi-Chaos zur Lieblingsbesprechung
Nach über 30 Berufsjahren kenne ich sie gut: zähe Meetings, schlechten Kaffee, gedankliches Abschweifen, heimliches Handydaddeln.
In meinen Teams Entwicklung und Produktmanagement gab es immer Interessenskonflikte. Die Entwickler gründlich arbeiten, die PMs drängten auf schnelle Ergebnisse.
Unsere wöchentliche Teambesprechung mit elf Personen war zu groß. Historisch gewachsen, aber ineffektiv: Fachliche Exkurse langweilten die jeweils andere Hälfte.
Für mich war’s bequem – ich bekam alle Infos.
Für die anderen? Energieverlust im Sitzen.
Das Protokoll, eine Excel-Liste mit To-dos, war zäh. Nach dem Abarbeiten blieb kaum Zeit für Austausch. Zu viele Themen für eine Besprechung.
Dann kam der Lockdown. Anfangs lief alles online weiter, doch schnell merkten wir: Das Format funktioniert nicht mehr. Wir teilten die Besprechung auf – eine für die Entwicklung, eine für das Produktmanagement.
Der Preis: Nicht mehr alle wussten über alles Bescheid.
Der Gewinn: Fokus auf das Wesentliche.
Die große Besprechung dauerte nun nur noch eine Stunde. Jeden Mittwoch, ohne Ausrede – online oder offline.
Diese Routine wurde uns heilig. Nach der Rückkehr ins Büro hielten wir sie hybrid bei und nannten sie „Stand-up“. Wir trafen uns stehend, tauschten uns über Top-Projekte aus. Jeder hatte fünf Minuten. Weiterer Abstimmungsbedarf wurde in kleineren Runden geklärt.
Unser Projektaustausch wanderte auf ein analoges Kanban-Board – schnell, flexibel, sichtbar.
Dieser Mittwoch-Stand-up wurde zu meiner Lieblingsbesprechung.
Fazit: Besprechungen sind Spiegel der Kultur
Meetings zeigen, wie eine Organisation arbeitet – nicht, was im Organigramm steht.
Sie können lähmen. Oder bewegen. Die Frage ist nicht: Brauchen wir Meetings? Sondern: Gestalten wir sie so, dass sie Wirkung entfalten?
Wie sieht dein Besprechungswesen aus? Gepflegter Garten oder wucherndes Dickicht?
Ich freue mich auf deinen Blick in die Beete.
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🌳 Ich bin Dagmar, Mentorin für Führungskräfte. Mein Coaching findet oft in der Natur statt. 🌳
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